中小企業のAI導入は何から始める？業務の選び方・5つの手順と費用の考え方

「AIを使ったほうがよさそう。でも、うちの会社のどの仕事に使えばいいのだろう」

日々の仕事で手いっぱいのなか、新しい道具を覚える時間までつくるのは大変です。社員に使ってもらえるか、情報を入力しても大丈夫か、費用に見合う効果があるか。初めてのAI導入で迷うのは、操作方法だけではないと思います。

最初に取り組みたいのは、AI製品を選ぶことではなく、「時間のかかっている仕事のうち、人が確認できる作業を一つ選ぶこと」です。

たとえば、問い合わせへの返信をすべて自動化するのではなく、返信の下書きをつくる部分だけ試します。範囲を小さくすれば、役に立つかどうかを確かめ、合わないときは元の方法へ戻しやすくなります。

この記事では、福島・郡山をはじめ、AI導入を検討する中小企業の経営者・担当者に向けて、業務の選び方、導入の5つの手順、費用の見方を説明します。途中には架空の設備工事会社を使った記入例を用意しました。実在するお客様の導入実績や、効果を測定した事例ではありません。

中小企業のAI導入は「一つの作業を手伝ってもらう」ことから

AIの導入と聞くと、大きなシステムをつくったり、会社全体の仕事を変えたりするイメージがあるかもしれません。しかし、最初からそこまで広げる必要はありません。

この記事で扱うのは、主に文章の下書きや整理を手伝う「生成AI」です。指示に応じて文章などをつくるAIのことで、たとえば次のような使い方が考えられます。

• 自社が公開しているサービス説明を、初めて読む人向けに言い換える。
• お知らせ文の見出しや、説明の順番の候補をつくる。
• 架空の問い合わせを使って、返信の下書きを試す。

ただし、読みやすい文章になっていても、内容が正しいとは限りません。会社として案内していないサービスや、決まっていない日程を補ってしまう場合もあります。「下書きをつくる役」と「正しいか確かめて使う役」を分けることが大切です。

また、AIを使わないほうが取り組みやすい仕事もあります。決まった数字の合計なら表計算の数式、毎回同じ案内なら定型文の整備で解決できるかもしれません。「AIを使うこと」ではなく、「困っている仕事を楽にすること」を目的にしましょう。

最初にAIを試す業務は、4つの観点で選ぶ

まずは、普段の仕事をいくつか書き出します。「事務作業」では広すぎるので、「問い合わせを読んで返信文を書く」「毎週の報告を文章にまとめる」のように、実際の作業まで分けてみてください。

候補が出たら、次の4つを確認します。

たとえば、お店の公開済みメニューから紹介文の案をつくる作業は、元のメニューと見比べられます。一方、未確定の予約枠を判断してお客様へ自動で確約する作業は、間違いがそのままお客様への約束になってしまいます。同じ接客業務でも、最初に試す範囲は分けて考えます。

「売上への影響が大きい仕事だから」と、難しい判断を最初から任せる必要はありません。契約条件、支払い、安全に関わる判断などは、人が担当する範囲として残します。顧客の個人情報を扱う仕組みが必要な場合も、そのまま試さず、情報管理の担当者やエンジニアに相談してください。

中小企業がAI導入を進める5つの手順

ここからは、選んだ仕事を実際に試すまでの流れです。この5つは、初めて取り組む方向けに整理した進め方であり、どの企業にも同じ期間や成果を約束するものではありません。

1. 今の仕事と、困っていることを書き出す

最初から立派な計画書をつくる必要はありません。担当者と一緒に、次の項目を短くメモしましょう。

• 何をきっかけに始まる仕事か。
• どの資料を見て、どんな順番で作業しているか。
• どこで時間がかかるか、何を間違えやすいか。
• 最後に誰が確認し、誰へ渡すか。

問い合わせ対応なら、「メールを読む → 案内内容を調べる → 返信を書く → 担当者が確認する → 送信する」と並べられます。「返信に時間がかかる」と感じていても、実際には案内内容を探す時間が長いかもしれません。その場合は、AIを試す前に、サービス説明やよくある質問をまとめるほうが役立ちます。

今の作業時間も、できる範囲で記録してください。厳密な調査から始めなくても構いませんが、導入後の時間と比べるには、何をどこからどこまで測ったかをそろえる必要があります。

2. AIに頼む作業と、人が担当する作業を分ける

先ほど並べた仕事のうち、どの部分だけをAIに頼むか決めます。

返信の下書きであれば、「公開済みの案内をもとに文章案をつくる」までがAIの役割です。対応できるか、価格は正しいか、希望日に訪問できるかを確認し、実際に送信するのは人の役割とします。

ここで、「誰かが見るはず」と曖昧にしないことが大切です。「返信案をつくるのは事務担当、日程と対応範囲を確認するのは責任者」のように決めておくと、忙しい日にも確認が抜けにくくなります。

試す担当者だけでなく、その人が休みの日は元の方法で対応するなど、使えないときの動きも決めておきましょう。

3. 使う道具と、入力してよい情報を決める

入力情報の決め方は、生成AIの社内ルールと確認シートも参考にしてください。

やりたい作業が決まったら、会社で利用できるAIサービスを確認します。初めから複数の製品を契約するのではなく、必要な作業ができるか、担当者が扱えるか、会社として許可できるかを見ます。

とくに、次の項目は利用前に確かめてください。

• 入力した情報が、AIの学習やサービス改善に使われるか。
• 入力内容や履歴が、どこに保存され、誰に見えるか。
• 社員の利用権限や退職時のアカウント管理をどう行うか。
• 利用人数、利用量、必要な機能に対して、どの料金がかかるか。

条件は製品・プラン・設定によって異なります。「有料だから何を入れてもよい」とは判断せず、提供元の最新の説明と社内ルールを確認します。判断できない場合は、業務データを入れる前に担当者へ相談しましょう。

最初の練習は、公開情報か、実在の人物・取引と関係のない架空データで行います。お客様のメール、社員の情報、未公開の見積書などを、そのまま貼り付けないでください。名前だけ消しても、文章の内容から相手がわかることがあります。

導入や運用時に検討する項目を整理した資料として、IPAのサイトで公開されている「テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン」も参考になります。これは中核人材育成プログラムの卒業プロジェクトによる資料で、IPAの組織としての見解を代表するものではありません。

4. 練習用の例で試し、間違い方まで確認する

最初は、送信や公開につながらない状態で試します。「文章が出たから成功」とせず、元の情報にないことを書いていないか、大切な条件が抜けていないかを確認してください。

いつもどおりの依頼だけでなく、情報が足りない依頼や、対応できない依頼も練習に入れます。たとえば「訪問してほしい」とだけ書かれ、場所や希望日がない場合に、AIが勝手に日程を決めていないかを見ます。

うまくいかなかったら、AIへの説明を直す、渡す資料を整理する、任せる範囲を狭くする、といった見直しをします。入力する文章を「プロンプト」と呼ぶことがありますが、最初は「作業のお願いと、守ってほしい条件」と考えれば十分です。

5. 確認・修正の手間も含めて、続けるか決める

AIが文章をつくる時間だけを見ても、仕事全体が楽になったかはわかりません。資料の準備、AIへの入力、出力の確認、書き直しまで含めて比べます。

たとえば、従来は1件15分、AI利用時は準備3分・出力待ち1分・確認と修正8分なら、合計12分で差は3分です。これは計算方法を説明するための架空の数字で、実際の削減効果ではありません。件数や作業の難しさが違えば、比較結果も変わります。

数件試した結果、確認が大変で元より時間がかかるなら、無理に続けなくても構いません。使い方を変える、別の作業を選ぶ、いったん元の方法へ戻すことも判断の一つです。誤った案内が繰り返されるなど、品質に問題がある場合は、速くなっていてもそのまま広げないでください。

具体例：設備工事会社が返信の下書きから始める場合

ここでは、福島・郡山で仕事をする設備工事会社を想定します。会社や業務の状況、案内内容はすべて説明用の架空例です。

困っているのは、似た問い合わせのたびに返信文を一から書いていること。まずは「公開済みの案内を使って、返信案をつくる」部分だけを試します。

AIへのお願いは、資料・目的・条件を分けて書く

たとえば、次のように入力します。以下の案内は練習用なので、実際のお客様への返信には使わないでください。

【練習用の案内】 当社は住宅設備の修理相談を受け付けています。対応できるか、費用はいくらかは、設備の種類と状態を確認してから案内します。訪問日は担当者が調整します。

【架空の問い合わせ】 水回りの修理を相談したいです。今週中に来てもらえますか。

【お願い】 案内の内容だけを使って、初めて問い合わせた方への丁寧な返信案をつくってください。設備の種類と困っている状態を尋ねてください。今週中に訪問できるとは約束しないでください。費用は書かず、確認が必要な点を返信案とは別に示してください。

この指示を使っても、毎回正しい出力になるとは限りません。期待する返信の方向性は、相談へのお礼、設備と症状の確認、訪問日は担当者が調整する旨の案内です。

人が確認するのは、「今週伺います」「必ず直せます」といった約束が追加されていないか、案内にない金額が書かれていないか、といった点です。「丁寧な文章か」だけでなく、「会社として言ってよい内容か」を見ます。

これは入力方法と確認箇所を示す教材です。特定のAI製品で正答率や作業時間を測定したデモではありません。

AI導入の費用は、利用料だけでなく準備と運用まで見る

「いくらかかるか」を知りたいときは、まず費用を分けて考えると相談しやすくなります。文章の下書きを人が使う場合と、社内のシステムをつなぐ場合では、必要な作業が違うためです。

確認したい費用は4つ

料金の安さだけでなく、「誰が何を用意し、導入後に誰が直すのか」まで確認しましょう。外部へ相談する際は、成果物、対応範囲、追加費用が発生する条件、引き継ぐ資料を確認すると、比較しやすくなります。

なお、無料のサービスでも、使う人の時間や確認の手間はかかります。逆に有料サービスでも、目的に合わなければ効果は期待できません。具体的な製品料金は変わるため、契約前に提供元の最新情報を確認してください。

減った時間を、そのまま利益と考えない

1件あたりの時間が減っても、それだけで同じ額の経費が減るわけではありません。空いた時間を、お客様への対応や別の仕事に使えたかも見てみましょう。

最初の振り返りでは、「速くなったか」「確認できる品質か」「担当者が続けられるか」の3つをそろえて判断します。費用対効果を急いで大きく見せるより、役に立つ範囲を正確につかむことが、その後の導入判断につながります。

福島・郡山でAI導入を相談するときに整理しておくこと

地域の支援先を探すときも、「AIを導入したい」だけでなく、次の内容があると話を進めやすくなります。

1. 困っている仕事と、今の作業の流れ。
2. 普段使っているメール・表計算・業務ソフト。
3. 作業する人と、結果を確認できる人。
4. 社外へ出せない情報が含まれるか。
5. 教わりたいのか、設定してほしいのか、運用まで相談したいのか。

まだわからない項目は「未定」で構いません。相談のために、お客様のメールや名簿などを最初から送る必要もありません。まずは情報の種類や、困っている内容を説明しましょう。

公的な相談先を探す選択肢もあります。こおりやまDXプラットフォームは、中小企業・個人事業者に向けた相談支援などを行う郡山市の事業です。対象条件や募集状況は、利用前に公式案内で確認してください。行政自身がAIを使っている事例と、企業が利用できる支援制度は別なので、混同しないようにします。

Nexasでは、福島・郡山の企業に向けて、AIを使う業務の整理、一つの仕事への導入、運用の見直しを支援しています。何を頼むか決まっていない段階では、まず今の仕事と困りごとの整理からご相談ください。具体的な設定や連携の範囲は、利用環境を確認して決めます。

NexasのAI導入支援の内容・料金を見る

AI導入を始めるときによくある質問

パソコンやAIに詳しい社員がいなくても始められますか？

公開情報を使って文章の案をつくるなど、範囲を絞って試すことは考えられます。ただし、結果が正しいか確認できる人は必要です。社内システムへの接続や、個人情報を扱う仕組みは、詳しい人がいないまま進めずエンジニアへ相談してください。

先に社員研修を受けたほうがよいですか？

操作方法や情報の扱い方を学ぶ必要があるなら、研修も選択肢です。その際は「研修後、どの仕事で試すか」まで決めておくと、学んだ内容を仕事につなげやすくなります。研修を受けることと、業務の仕組みが完成することは別です。

すぐに効果が出なければ、やめたほうがよいですか？

一度の試行だけでは判断しにくい場合があります。まず、資料が足りないのか、頼む範囲が広すぎるのか、確認に時間がかかるのかを分けてみましょう。ただし、情報管理や誤案内の問題が出た場合は、利用を止めて原因を確認することを優先します。

まずは、今週繰り返した仕事を一つ書いてみましょう

最初から製品や予算を決めきる必要はありません。まず、次の3行を埋めるところから始めてみてください。

手間がかかっている仕事は「　　　　　」です。

そのうち、AIに試してほしい作業は「　　　　　」です。

結果を確認する人は「　　　　　」です。

書きにくければ、「なぜ時間がかかるのか」を担当者と話すところからで大丈夫です。AIを入れるかどうかも含めて、仕事を見直すきっかけになります。

整理の仕方をもう少し具体的に見たい方は、対象業務や確認手順をまとめたAI活用マップの記入例もご覧ください。自社のどこから始めるか迷う場合は、Nexasへのお問い合わせから、今困っていることをお聞かせください。