生成AIの社内ルールの作り方｜福島・郡山の中小企業向け・入力前の確認例とひな形

「ChatGPTで仕事を楽にしたい。でも、お客様のメールを貼り付けてよいのかわからない」。福島・郡山でAI活用を考える経営者や事務担当者の方に、こんな迷いはありませんか。忙しい現場で、その都度一人で判断するのは負担になります。

生成AIとは、お願いした内容に応じて文章や画像などをつくるサービスです。便利に使うには、操作方法だけでなく、仕事で使うときの約束事も必要です。ただ、最初から分厚い規程を一人で書こうとする必要はありません。

まず整理したいのは「使う道具・任せる仕事・入力する情報・確認する人・困ったときの連絡先」です。 この記事では、具体的な業務の比較表と、記入して使えるAI利用ルール確認シートを紹介します。自社でまだ決まっていない点を見つけるところから始めましょう。

生成AIの社内ルールとは？小さな会社でも決めておきたい理由

社内ルール、またはガイドラインとは、社員が仕事でAIを使うときの判断基準です。「注意して使う」だけでは、同じ資料でも人によって判断が変わります。「お客様の情報を含む資料は入力せず、責任者に確認する」のように、次の行動まで書くことが大切です。

少人数の会社でも、経営者が許可したつもりの使い方と、担当者が想像した使い方は違うことがあります。文章の下書きを認めたつもりが、顧客への返信まで自動で送っていた、という行き違いを防ぐためにも範囲を共有します。

郡山市の生成AI活用ページでも、活用とあわせてガイドラインを整備していることが紹介されています。ただし、自治体の利用環境と一般企業の環境は異なります。そのまま自社の入力許可の基準にするのではなく、考える項目の参考にしましょう。

試す仕事自体が決まっていない場合は、中小企業のAI導入の始め方をご覧ください。ここでは、選んだ仕事で何を確認すべきかに絞ります。

最初に決めたい5項目

1. 使ってよいサービスとアカウント

「ChatGPTなら何でもよい」ではなく、サービス名、プラン、会社が利用を認めたアカウントを明確にします。アカウントとは、そのサービスを使うための利用者登録のことです。個人用と会社用を混ぜない運用も検討しましょう。

入力内容がAIの学習に使われるか、保存されるか、誰が閲覧できるかは別々の確認事項です。提供元の最新の説明や設定画面を確認し、判断できなければ社内資料を入れず、情報管理の担当者やエンジニアに相談します。

2. 任せてよい仕事と、任せない仕事

「文章作成」では範囲が広すぎます。「公開済みの営業案内を短くまとめる下書き」まで絞ると、判断しやすくなります。顧客への送信、契約条件の決定、支払いなどは別の行為です。下書きの許可を、そのまま実行の許可にしないでください。

3. 入力してよい情報と、いったん止める情報

個人情報、取引先から預かった資料、未公開の金額や図面、パスワードなどは、担当者の判断だけで入力しない基準を設けます。文章だけでなく、添付ファイル、画面の画像、録音にも情報が含まれます。

個人情報保護委員会の説明でも、個人情報の利用目的や、入力する個人データが学習に使われないことなどの確認が必要とされています。個別の法的判断は専門家に確認し、この記事だけで入力可能と判断しないでください。

4. AIの答えを確認する人

AIは自然な文章でも、事実と違う内容を含むことがあります。日時、金額、商品名、相手への約束などを元資料と照合できる人を決めます。確認役が不在なら送信・公開しない、代わりに誰へ頼むかまで決めておくと、忙しい日にも迷いません。

5. 迷ったとき・間違えたときの連絡先

相談先は「上司」だけでなく、担当の役割や連絡方法を具体的に記します。誤入力に気づいた人がすぐ相談できるよう、「気づいたら作業を止めて連絡する」と伝えましょう。報告のために、問題の情報を別のAIへ貼り直すことは避けます。

この情報をAIに入れてもよい？業務別の比較表

次の表は、判断を整理するための例です。一律に許可する一覧ではありません。会社が認めたサービス・設定・業務範囲を前提に、情報の内容と利用条件を確認します。公開されている情報でも、自由な転載や再利用ができるとは限りません。

たとえば、見積書に添える文章の言い回しを整えたいだけなら、実際の見積書を丸ごと渡す必要はありません。「見積書を送る際の丁寧な案内文を、金額や宛名を入れずに作成して」と頼む方法があります。

一方、名前を「A社」に置き換えても、地域、担当業務、日程の組み合わせから相手がわかる場合があります。名前を消すだけで安全になるとは限りません。必要な情報を減らし、判断できないものは入れないことが基本です。

ファイルの本文だけを見て安心しないことも大切です。表計算ファイルの別シート、コメント、画像の背景などに、今回の作業と関係ない情報が残っていることがあります。練習では実ファイルを加工するより、最初から架空の資料をつくると確認範囲を小さくできます。

自社で判断が分かれそうな仕事を一つ選び、後半の「AI利用ルール確認シート」に書き出してみてください。決められない欄は「要確認」と残して構いません。

公開情報を使った練習から、自社の判断基準をつくる手順

手順1：練習する仕事と、使わない情報を決める

ここでは、店舗の公開済み営業時間を案内文にする練習を考えます。予約者の名前、予約履歴、売上などは使いません。「どの情報を渡さないか」を先に決めると、必要以上の資料を集めずに済みます。

手順2：架空の条件で下書きをつくる

以下は説明用の架空の条件です。実在する店舗の情報や導入実績ではありません。

店舗の営業案内の下書きを100字程度で作成してください。営業時間は10時から17時、定休日は水曜日です。ここにない割引、商品、予約方法は追加しないでください。わからない点は推測せず「確認が必要」と分けてください。

このようなお願いの文章を「プロンプト」といいます。専門的な命令を書くよりも、使う情報と、勝手に加えてほしくない内容を伝えることが大切です。ただし、指示を書いても誤りを完全には防げないため、確認は省略しません。

手順3：出てきた文章を元の条件と比べる

確認役が「何となくよさそう」と感じるだけではなく、元の条件と一つずつ比べます。この練習で見つかった確認項目を、実際の仕事の手順にも残しましょう。

手順4：会社の責任者と利用範囲を確認する

練習ができたことと、実際の業務情報を使ってよいことは別です。責任者が情報の扱いと確認体制を確認したうえで、試す範囲を決めます。ルールの共有後に使い続ける工夫は、生成AI研修後の職場への定着で紹介しています。

記入して使える「AI利用ルール確認シート」

以下を紙や社内で認められた表計算ソフトに写して使ってください。これは社内検討用のひな形であり、完成済みの就業規則や、安全性を保証する文書ではありません。法務・契約の確認が必要な項目は専門家へ、技術的な判断はエンジニアへ相談しましょう。

空欄が埋まらない場合は、無理に「問題なし」としないでください。たとえば保存の条件がわからなければ「提供元の説明を確認するまで、実際の業務資料は入力しない」と保留の扱いを書きます。

記入したシートは、使う人と確認役で一緒に読みます。同じ例を見て判断が分かれたら、その部分を具体化します。担当者が替わったときや、新しいサービスを使うときにも読み直し、古い版と混同しないよう更新日を付けましょう。

より詳しい項目を検討するときは、日本ディープラーニング協会の資料室にある利用ガイドラインも参考になります。ひな形の文章をそのまま配るのではなく、自社のサービスや既存の規程との整合を確認してください。

生成AIの社内利用でよくある質問

有料プランなら、会社の情報を入れても安全ですか？

料金だけでは判断できません。情報の保存、学習への利用、閲覧できる人、利用規約はサービスやプラン、設定で異なります。会社が利用を認めた環境か、今回の情報を扱ってよいかをそれぞれ確認してください。

個人アカウントで少し試すだけでも確認が必要ですか？

仕事の情報を使うなら、個人用のアカウントでも会社の基準に従います。「少しだけ」でも外部へ情報を渡す点は同じです。許可がない間は、業務資料を使わず、会社が認めた方法で架空の例を試しましょう。

間違えて情報を入力してしまったら？

追加の入力や共有を止め、決めた連絡先へ速やかに報告します。利用したサービス、日時、情報の種類、共有の有無を、社内で認めた方法で整理してください。画面から消せば解決したとは考えず、提供元への確認や必要な対応は責任者・専門家と進めます。

福島・郡山で、自社の仕事に合わせたAI活用を相談する

社内ルールづくりは、AIを禁止するためだけの作業ではありません。「ここまでは試せる」「ここからは相談する」とわかる状態をつくることが目的です。まず一つの仕事について確認シートを埋め、未確認の点を責任者と共有してみましょう。

Nexasでは、AIを使う業務の整理や試行、運用手順の見直しを支援しています。相談先の違いを知りたい方は福島・郡山のAI導入相談ガイド、支援内容はAI導入支援のページをご覧ください。

相談の際は、顧客名や機密資料を送る必要はありません。「返信の下書きに使いたいが、入力する情報を決められない」など、困っている作業の概要からお聞かせください。

自社の業務に合わせたAI活用を相談する